はじめに — 名刺の束を前にした、ある朝の判断
昨日、ある経営者向けのイベントに参加してきました。限られた時間でしたが、15名の方と名刺交換をさせていただきました。一人ひとりとの短い会話の中に、それぞれの事業への想いや課題が垣間見えて、とても有意義な時間でした。
そして今朝。デスクに並んだ15枚の名刺を見ながら、「今日中にお礼メールを送りたい」と思いました。
営業に携わる方なら共感していただけると思いますが、名刺交換後のフォローアップは「やったほうがいい」と分かっていても、なかなか実行に移せないことが多い。忙しい日々の中で後回しになり、気づけば1週間が経っている...という経験は、誰しもあるのではないでしょうか。
「全員同じ」か「全員手書き」かの二択から抜け出す
名刺交換後のフォローアップには、多くの人が二択で考えがちです。
一つ目は、テンプレートメール。「昨日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします」という定型文を全員に送る方法。早いけれど、受け取った側は一瞬で見抜きます。
二つ目は、全員にカスタムメール。一人ひとりに合わせた文面を丁寧に書く方法。これは理想的ですが、15名分をゼロから書くと相当な時間がかかります。
30年の法人営業経験の中で、私もこの二択の間で何度も悩みました。丁寧にやりたい。でも時間がない。結果として妥協するか、送らないまま終わるか。
今朝、私が選んだのは「第三の方法」でした。
印象に残った方とそれ以外を分ける
15名の名刺を2つのグループに分けました。
一つ目は、昨日の会話で特に印象に残った方々。この方たちには、会話の内容を踏まえた、その方だけに向けたカスタムメールを作成しました。
二つ目は、それ以外の方々。この方たちには、AIに相談しながら、相手に失礼のない丁寧なパターンメールを用意しました。
ここでいう「パターンメール」は、一斉送信のテンプレートとは異なります。相手の役職や会社の情報に合わせて、ちゃんと調整されたメールです。ただ、完全にゼロから書くのではなく、AIが提案してくれたパターンをベースに、自分で確認・微調整して仕上げる。
この「分ける」という判断が、今回のポイントでした。全員に同じレベルの労力をかける必要はない。でも全員に対して、失礼のない丁寧な対応はする。このバランスを、AIの力を借りて実現したわけです。
具体的に使った仕組み — Claude coworkとMCP
今回使ったのは、Claude coworkとMCPという仕組みです。
MCPとは「Model Context Protocol」の略で、AIと外部のツールやデータをつなぐための仕組みです。簡単に言うと、名刺の情報をAIに読み込ませて、メールのドラフトを自動生成できるようになります。
カスタムメール組には、昨日の会話内容や相手の会社情報を反映した個別のドラフトを作成。パターンメール組には、相手の役職や業種に合わせた丁寧な定型文のドラフトを生成。
どちらの場合も、AIが出したドラフトをそのまま送るわけではありません。必ず自分の目で確認し、違和感のある表現を修正し、必要に応じて一言添えてから送信します。この「最終チェックは人間がやる」という部分は、絶対に省略してはいけないと考えています。
結果、15名分のメールが1時間もかからず完了しました。
AIは「手抜き」ではなく「実現可能にする」ツール
ここで強調しておきたいのは、AIを使ったからといって手抜きになったわけではないということです。
むしろ逆です。AIがなければ、現実的に「印象に残った方にはカスタムメール、それ以外の方には丁寧なパターンメール」という使い分けを、翌朝のうちに完了させることは難しかったでしょう。
時間がなければテンプレで済ませるか、そもそも送らない。これが多くの営業パーソンの現実ではないでしょうか。
AIを使ったからこそ、「丁寧さに濃淡をつけながら、全員にスピーディーに対応する」という、これまで現実的でなかった選択肢が実現しました。
フォローアップのスピードが関係構築を左右する
30年の法人営業で確信していることがあります。「最初のフォローアップの速さと質が、その後の関係構築を大きく左右する」ということです。
名刺交換した翌朝に、丁寧なメールが届く。受け取った相手は「この人はしっかりフォローしてくれる人だ」という印象を持つでしょう。たとえパターンメールであっても、翌朝に届くこと自体に価値があります。
一方、1週間後にメールが届いたら？おそらく、名刺交換したことすら記憶が薄れているタイミングです。せっかくの出会いが、そのまま消えてしまう可能性が高い。
スピードと丁寧さは、本来トレードオフの関係にあります。でもAIの力を借りることで、このトレードオフを乗り越えることができる。これが今回の最大の気づきでした。
AIスキルの有無が業務効率を分ける時代
今回の名刺フォローアップは、一つの具体例に過ぎません。しかし、ここから見えてくるのはもっと大きなテーマです。
それは、「AIを自分の業務フローに組み込めるかどうかで、営業パーソンの生産性に決定的な差が出る」ということ。
名刺のお礼メールだけではありません。議事録の作成、提案資料の下書き、顧客企業のリサーチ、商談前の準備——営業の日常業務の中で、AIを活用できる場面は数え切れないほどあります。
大事なのは「AIを使うかどうか」という二択ではなく、「どう使うか」「どう自分の業務フローに組み込むか」です。今朝の名刺メールの仕組みも、一度構築してしまえば次回のイベント後にもそのまま使えます。この「仕組み化」こそが、忙しい営業パーソンにとっての最大のメリットです。
おわりに — まずは小さく始めてみる
AIの活用というと、大がかりなシステム導入を想像される方もいるかもしれません。でも実際は、今朝の私のように、日常の小さな業務から始められます。
名刺のお礼メール。議事録のまとめ。商談前のリサーチ。こうした「やったほうがいいけど、時間がかかるからつい後回しにしてしまうこと」を、AIの力で確実にこなしていく。
全員にカスタムメールを書く必要はありません。でも全員に、相手に失礼のない丁寧な対応はしたい。AIは、その「ちょうどいいバランス」を実現するための最良のパートナーです。
まずは一つ、AIを使って「いつもの業務」を変えてみてはいかがでしょうか。
